ANNONCE
Lyset tænder automatisk, når du kommer hjem. Varmen bliver skruet ned, når huset står tomt, og robotstøvsugeren begynder at arbejde, mens familien er ude ad døren.
For mange er den slags teknologi blevet en naturlig del af hverdagen. Vi bruger automatisering til at slippe for små, gentagne opgaver og få hjemmet til at fungere lidt lettere.
Men de samme tanker kan også bruges på arbejdspladsen.
I mange mindre virksomheder går der overraskende meget tid med at flytte oplysninger mellem programmer, besvare ensartede spørgsmål og holde styr på dokumenter. Det er nødvendige opgaver, men ikke altid den bedste anvendelse af medarbejdernes tid.
Her kan AI automatisering være interessant. Ikke fordi alle arbejdsopgaver skal overtages af kunstig intelligens, men fordi nogle processer kan gøres enklere, så der bliver mere tid til kunder, samarbejde og fagligt arbejde.
Hvad kan virksomheder lære af automatisering i hjemmet?
En intelligent termostat er et godt eksempel på, hvordan automatisering kan gøre hverdagen mere praktisk.
Den kan indstilles til at sænke temperaturen på bestemte tidspunkter eller reagere på oplysninger fra sensorer. Når systemet først er sat korrekt op, behøver beboerne ikke justere varmen manuelt hver eneste dag.
Grundprincippet er enkelt: Når noget bestemt sker, udfører systemet en aftalt handling.
Det samme princip kan bruges i en virksomhed.
Når en kunde udfylder en formular på hjemmesiden, kan oplysningerne eksempelvis sendes videre til virksomhedens kundesystem. Der kan automatisk oprettes en opgave, og den ansvarlige medarbejder kan modtage en besked.
Så undgår man at kopiere oplysningerne manuelt fra én platform til en anden.
Det er dog vigtigt at skelne mellem almindelig automatisering og kunstig intelligens.
En traditionel automatisering følger typisk faste regler. Den gør det, den er sat op til, når de aftalte betingelser er opfyldt.
AI kan derimod bruges til opgaver, hvor indholdet ikke altid har samme form. Det kan eksempelvis være at læse tekst, identificere emner i kundehenvendelser eller udarbejde et forslag til et svar.
Forskellen er relevant, fordi mange virksomheder slet ikke behøver kunstig intelligens til deres første automatisering.
Hvis opgaven blot handler om at overføre oplysninger mellem to systemer, kan en enkel regelbaseret løsning være både billigere og lettere at vedligeholde.
Det handler derfor om at vælge teknologien efter opgaven – ikke omvendt.
Begynd med de opgaver, der gentager sig hver uge
Forestil dig en mindre virksomhed, hvor medarbejderne hver mandag samler oplysninger fra flere regneark til en statusrapport.
Tallene kopieres, kontrolleres og sættes ind i et dokument, som derefter sendes videre til ledelsen.
Det er måske ikke den mest spændende opgave, men den skal løses.
Her kan automatisering muligvis hjælpe med at indsamle oplysningerne og oprette rapporten efter en fast skabelon. Hvis indholdet også skal forklares i almindeligt sprog, kan et AI-værktøj eventuelt bruges til at udarbejde et første udkast.
Medarbejderen bør fortsat kontrollere tallene og godkende den endelige rapport.
Det samme gælder mange andre administrative opgaver.
Mulige anvendelser omfatter blandt andet:
- Kundehenvendelser: Inddeling af indkomne beskeder efter emne, så de sendes til den rette medarbejder.
- Fakturaer og bilag: Udtræk af relevante oplysninger til efterfølgende kontrol og bogføring.
- Mødeopfølgning: Udarbejdelse af udkast til referater og opgavelister.
- Påmindelser: Automatiske beskeder om manglende godkendelser eller kommende frister.
- Rapportering: Samling af data fra flere systemer i en fælles oversigt.
Det er ikke sikkert, at alle disse opgaver skal automatiseres. En arbejdsproces, der kun udføres sjældent, kan kræve mere arbejde at automatisere, end man senere sparer.
Derfor bør virksomheden begynde med at undersøge, hvor der bruges mest tid på gentagelser.
Leder du efter AI automatisering til din virksomhed? Så kan Azends gennemgang være et sted at undersøge mulighederne. Virksomheden arbejder blandt andet med Microsoft Power Automate, Power Platform, Copilot og AI-baserede løsninger, som kan integreres med eksisterende IT-systemer.
Azend anbefaler at begynde med en afgrænset opgave og afprøve løsningen, før automatiseringen udvides.
Det er en fornuftig tilgang, især for mindre virksomheder, som ikke har tid eller budget til store teknologiprojekter.
En enkel afprøvning kan vise, om løsningen faktisk sparer tid, eller om der opstår nye problemer, som skal håndteres.
Smart teknologi kræver stadig menneskelig omtanke
Når en lampe i hjemmet tænder på det forkerte tidspunkt, er konsekvensen som regel begrænset.
Hvis en automatiseret proces i en virksomhed derimod sender forkerte oplysninger til en kunde eller behandler persondata forkert, kan situationen være mere alvorlig.
Derfor skal virksomheder være opmærksomme på både sikkerhed, datakvalitet og ansvar.
AI-systemer kan misforstå formuleringer, overse vigtig sammenhæng eller fremstille fejlagtige oplysninger som sikre svar. Det betyder, at løsningerne bør afprøves grundigt, og at medarbejdere skal kunne kontrollere resultaterne.
Særligt ved økonomiske beslutninger, kundeaftaler og behandling af følsomme oplysninger bør der være klare regler for, hvad systemet selv må udføre.
Inden en virksomhed tager AI i brug, er det relevant at undersøge:
- Hvilke oplysninger får systemet adgang til?
- Må oplysningerne behandles i det valgte AI-værktøj?
- Hvem kontrollerer resultaterne, før de bruges?
- Hvordan bliver fejl opdaget og rettet?
- Hvad sker der, hvis automatiseringen holder op med at fungere?
Virksomheden skal også være opmærksom på GDPR og de relevante krav i EU’s AI-forordning, når teknologien anvendes professionelt.
Det betyder ikke, at automatisering behøver blive et stort og kompliceret projekt. Men de grundlæggende rammer skal være på plads.
Den bedste løsning er den, der bliver brugt
En anden vigtig erfaring fra smart home-verdenen er, at teknologi først er praktisk, når den passer til hverdagen.
En avanceret lysstyring har begrænset værdi, hvis ingen i familien kan finde ud af at bruge den. På samme måde hjælper et AI-system ikke meget, hvis medarbejderne oplever det som en ekstra opgave.
Derfor bør de mennesker, der skal bruge løsningen, inddrages fra begyndelsen.
Spørg medarbejderne, hvor arbejdet ofte går i stå, og hvilke opgaver de oplever som unødigt tidskrævende. Lad dem afprøve en mindre automatisering, og undersøg derefter, om den faktisk forbedrer arbejdsdagen.
Måske viser det sig, at en enkel automatisk påmindelse er mere værdifuld end en avanceret AI-assistent.
Måske kan et eksisterende system allerede udføre den ønskede opgave, hvis det bliver sat rigtigt op.
Netop derfor behøver AI automatisering ikke begynde med store investeringer. Det kan starte med én arbejdsgang, som bliver gjort mere overskuelig.
Og ligesom med intelligente løsninger i hjemmet er målet ikke at fylde hverdagen med mere teknologi. Det er at lade teknologien tage sig af nogle af de gentagne opgaver, så menneskerne får bedre mulighed for at bruge deres tid på det, der kræver deres opmærksomhed.